Order-X, une nouvelle norme de commandes électroniques accessible à tous ?

Après le format de facture hybride nommé Factur-X pour la dématérialisation des factures, son équivalent pour la dématérialisation des commandes, Order-X fait son entrée.

Dématérialisation et automatisation font partie des défis et des objectifs majeurs des entreprises et la digitalisation des processus supply-chain est au cœur des stratégies pour gagner en efficacité et réduire les coûts. La problématique actuelle réside dans la coexistence d’une multitude de format différents de commandes entre clients, fournisseurs, entrepôts et transporteurs. Et si la mise en place d’un format électronique “user-friendy” et facilement utilisable par le plus grand nombre était la solution pour une transformation digitale réussie de ses commandes ?

Ce format doit donc répondre à la contrainte d’être compris et partagé par tous :

• compris par l’homme et la machine
• partagé par tous les acteurs de la supply chain, à chaque étape quels que soient les besoins métiers

Le FNFE-MPE et le FeRD, après s’être penchés sur la question de la facture avec le développement du format Factur-X en 2017, viennent maintenant s’intéresser à l’amélioration du processus de commandes avec la proposition d’une nouvelle norme : Order-X.

Rappel sur Factur-X : un premier format accessible à tous

L’idée principale de ce format étant qu’il puisse devenir une norme internationale, il est la première implémentation de la Norme Sémantique Européenne EN 16931, publiée le 16 Octobre 2017 par la Commission Européenne. A noter que Factur-X est le même standard que ZUGFeRD 2.1.

L’innovation réside dans le fait que la facture soit à la base éditée au format PDF et donc lisible par n’importe quel utilisateur, avec en plus des données de facturation encapsulées sous forme de fichier structuré (XML), permettant une intégration et un rapprochement automatisé dans le système d’information.

Afin de permettre une large adoption quelle que soit la taille des entreprises, le standard comporte plusieurs profils de données, allant de la plus basique à la plus complète :

• MINIMUM : intègre les données minimums équivalent à une extraction de données d’entête et pied par OCR et vidéocodage
• BASIC WL : correspond aux données d’entête et pied de factures les plus courants et utiles aux acheteurs pour leur traitement
• BASIC : équivalant au profil BASIC WL, plus les données essentielles de ligne de factures
• EN 16931 : correspond à toutes les données prévues dans la norme sémantique Européenne EN 16931
• EXTENDED : inclus le profil EN 16931, augmenté de données additionnelles

Pour plus de détails sur Factur-X, nous vous invitons à écouter le podcast de Stratow, animé par Marc Wolff, avec l’expertise de Cyrille SAUTEREAU (Président du FNFE-MPE).

En Mai 2018, ce format a été intégré à la plateforme Chorus Pro. Sa qualité a été reconnu par l’AIFE (Agence pour l’Information Financière de l’Etat)

2020, Order-X : un nouveau levier pour l’e-ordering

Un nouveau format fait son apparition et a été annoncé le 28 Août 2020 : Order-X. Celui-ci s’inscrit dans la continuité de l’objectif du FNFE-MPE et du FeRD, en développant un standard “user-friendly” pour les commandes digitales, basé sur les normes internationales, lisible par l’humain grâce au PDF et par la machine via des données structurées (XML). Autrement dit, Order-X utilise les avantages du format hybride (PDF avec fichier XML intégré) ayant déjà fait ses preuves avec Factur-X.

Ce tout nouveau standard est composé de 3 niveaux de profils progressifs, afin de s’adapter aux besoins des entreprises de toutes tailles, de la TPE jusqu’aux grands comptes en passant par les PME. Ces profils sont les suivants :

• BASIC
• COMFORT
• EXTENDED

mise à jour Janvier 2021

Plusieurs messages du processus de commande sont supportés dans Order-X :

• ORDER : commande initiale émise par l’acheteur au fournisseur
• ORDER_RESPONSE : transmis par le fournisseur à l’acheteur pour accepter, refuser ou proposer des modifications à la commande ou demandant une confirmation de l’acheteur via un ORDER_CHANGE
• ORDER_CHANGE : modification de commande envoyée par l’acheteur au fournisseur

Le fichier XML de données a été développé en se basant sur le schéma de référence de la supply chain UN / CEFACT SCRDM CIO (Supply Chain Reference Data Model).

Le FNFE-MPE et le FeRD invitent le public à envoyer leurs commentaires, propositions et suggestions concernant Order-X avant le 15 Février 2021 à order-x@fnfe-mpe.org et à order-x@ferd-net.de.

Le package de documentation est disponible sur le site du FNFE-MPE. Il contient :

• les spécifications générales du process de commande (avec confirmation de commande et modification de commande) et de son implémentation
• un fichier Excel décrivant les 3 profils de données et règles de gestion associées
• des descriptions sous forme de Schematron, d’UML et XSD
• des exemples illustratifs

Quels sont les impacts de ce format sur les entreprises ?

Factur-X a permis de développer les échanges dans les structures les moins matures en EDI. Par exemple, si vous éditez une facture au format Factur-X, vous pouvez transmettre le PDF à votre client comme à votre habitude. Si le SI de votre client supporte Factur-X, la facture sera importée dans son logiciel de facturation ou de comptabilité et les données encapsulées dans le fichier XML seront lus automatiquement.

Concrètement comment ça marche ?

Des API d’extractions récupèrent les données au format XML qui sont contenues dans le document PDF, puis une simple traduction via votre solution EDI existante (ou une intégration dans un logiciel compatible) permettra à votre facture PDF d’être automatiquement intégrée dans votre ERP avec toutes les données nécessaires.

Order-X adopte le même principe et s’inscrit dans la continuité d’une optique visant à accélérer et à optimiser la digitalisation des échanges de données dans la supply chain.