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Créer rapidement sa procédure PAF (piste d'audit fiable)

18/02/2020


Lorsque l'on décide de mettre en place un projet d'échange de factures électroniques, il existe 3 voies de communication différentes, respectant les principes fondamentaux de la facture électronique, dont la piste d'audit fiable (ou PAF). Dans ce nouvel article issu d'informations de la FNFE-MPE, nous vous détaillons la démarche pour constituer rapidement et simplement sa piste d'audit fiable.

 

Modéliser et rédiger sa procédure PAF

La mise en place de la piste d'audit et des contrôles permanents doivent être documentés. Cette documentation doit être rédigée par l'entreprise, sous format libre. Par exemple pour une PME, il s'agira d'un document physique, sous format électronique ou papier. Pour une TPE, celle-ci pourra faire une présentation orale aux agents de l'administration fiscale, suivi d'une démonstration concrète.

 

La piste d'audit fiable suit les modifications organisationnelles de votre entreprise ou de votre système d'information. Ainsi, la procédure PAF évolue régulièrement.

 

Concrètement, la documentation doit expliciter plusieurs points :
- l'organisation ;
- les systèmes impliqués ;
- les traitements ;
- les responsabilités.

 

Elle peut également détailler les cartographies applicatives, le stockage, l'archivage et la sécurisation du système d'information.

 

De plus, il faudra identifier et décrire chacun des processus commerciaux (achats et/ou ventes) au sein de l'entreprise, incluant la liste de tous les documents (commerciaux, logistiques et juridiques) liés à chacune des étapes de ces processus. On distingue, par exemple, 3 types :
1. Processus avec commande ;
2. Processus sans commande (commande ouverte, contrat cadre, etc.) ;
3. Processus spécifiques ;

 

En France, cette documentation est impérative et est un des points de contrôles incontournables. L'absence de la procédure piste d'audit fiable conduit à de lourdes sanctions : remise en cause de la déductibilité de la TVA sur les factures d'achats, remise en cause du caractère original de la facture de vente émise entraînant une pénalité de 50% du montant qui a été ou aurait dû être facturé (ramenée à 5% en cas de comptabilisation des factures correspondantes), intérêts de retard, etc.

 

Concernant les responsabilités et modalités de contrôles, celles-ci doivent être décrites précisément, incluant la fréquence, les formulaires, fichiers ou autres moyens utilisés.

 

Après chaque contrôle, ces informations doivent être sauvegardées.

 

Exemples de contrôles de la piste d'audit fiable

Les contrôles assurent que les processus décrits dans la procédure PAF et que les 3 principes fondamentaux de la facture électronique soient respectés : authenticité de l'origine, intégrité du contenu et lisibilité de la facture.

 

Concrètement, l'objectif est de décrire et de recenser via des contrôles, toute action permettant de s'assurer que :
1. chaque client et fournisseur soient bien identifiés et connus
2. la facture correspond à une opération économique, commerciale, comptable et financière réelle
3. l'ensemble des transactions et documents échangés soient pris en compte chronologiquement
4. les opérations sont traitées en respectant les réglementations en vigueur
5. les risques significatifs (opérationnels ou financiers) sont identifiés et corrigés

 

Voici un exemple de contrôles à effectuer :

  Exemples de contrôles
 Authenticité de l'origine  - Vérifier l'authentification de tous les partenaires commerciaux (clients, fournisseurs) : SIRET, KBIS, TVA, autres éléments KYC (Know Your Client)
 - Avoir un annuaire de partenaires (contact, email, adresse, etc.) à jour
 - Vérifier que les bons de livraison correspondent à la bonne facture
 Intégrité du contenu  - Vérifier la présence des mentions légales et obligatoires et leur non-modification dans le temps ou les traitements (data control)
 - Effectuer, de manière manuelle ou automatique une réconciliation commande/devis/facture/livraison
 - Conserver les preuves que la réconciliation a été opéré
 - Vérifier que la facture n'a pas été sujet à un double traitement ou double enregistrement
 - Vérifier le stockage/ archivage numérique ou papier des factures et autres documents liés à la transaction, leur conservation et bonne restitution dans le temps
 Lisibilité de la facture  - Vérifier que la facture puisse être générée dans un format lisible par tous, sur écran ou papier
- Idem pour les autres documents liés à la transaction (les textes fiscaux ne mentionnent pas directement cette obligation)

source : fiche "Comment constituer sa piste d'audit fiable et ses contrôles documentés", FNFE-MPE

 

Les contrôles documentés et permanents sont obligatoires pour toutes factures entrantes et sortantes, qu'elles soient sous format papier ou électronique (hors EDI et factures signées conformément à la réglementation). Mais, c'est également une démarche permettant d'optimiser ses processus de facturation et de réaliser des économies significatives.

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