10 notions à connaitre pour son projet de facture électronique

Volume total e-invoice échangé quel est votre ? Il est compliqué de se comprendre quand on ne parle pas le même langage. Alors pour faciliter vos échanges avec un prestataire EDI et mener à bien votre projet de facture électronique, nous avons centralisé 10 termes et notions à connaître :

1. AIFE (Agence pour l’informatique financière de l’État)
   L’AIFE est un service à compétence nationale (SCN), rattaché au ministère de l’Économie et des Finances. Son rôle est de définir et mettre en œuvre la stratégie informatique financière de l’État. Elle propose ainsi des solutions de dématérialisation destinées aux entreprises et au public et est en charge du portail Chorus Pro.
2. B2C, B2B, B2G
   Le B2B ou BtoB (Business to Business) représente une entreprise proposant ses services ou produits à d’autres entreprises. A noter qu’à partir de 2024 toutes les entreprises seront obligées d’accepter les factures au format électronique.
   Le B2C ou BtoC (Business to Consumer) désigne les entreprises vendant leurs services ou produits à des particuliers.
   Le B2G ou BtoG (Business to Government) concerne les entreprises réalisant une partie ou la totalité de leur activité commerciale avec des organisations gouvernementales et des administrations. Dans ce cas, l’entreprise à l’obligation de transmettre sa facture sur la plateforme Chorus Pro.
3. Autorité de certification
   L’autorité de certification est un tiers de confiance capable de fournir une clé cryptographique permettant de garantir et d’authentifier l’identité des émetteurs et les données échangées. Elle délivre des certificats électroniques pour assurer la protection des échanges numériques, l’authentification des données et des signatures, mais aussi le chiffrement. Il existe trois types de certificats :
   – le certificat de chiffrement SSL : assure l’intégrité et la sécurité des données échangées entre un site Internet et le navigateur grâce au protocole HTTP
   – le certificat d’authentification : permet de vérifier et d’authentifier l’identité des émetteur
   – le certificat de signature : garantit la valeur de la signature d’un document électronique
4. Coffre-fort numérique
   Un coffre-fort numérique est un espace où sont stockés des documents digitaux. Il doit être sécurisé, confidentiel et proposer un archivage optimal pour faciliter l’échange de donnée et protéger les documents contre des incidents (intrusion, panne, perte de données). Un service de ce type doit aussi avoir de très fortes garanties ergonomiques et d’utilisations. Sont notamment à prendre en compte :
   – l’interopérabilité
   – la performance de l’infrastructure en matière d’authentification
   – la capacité à garantir l’intégrité des données et à les restituer
5. DSO (Days sales outstanding)
   Le DSO est un indicateur clé pour la trésorerie. Il indique le temps nécessaire à une entreprise pour percevoir un paiement, au moment de l’émission de la facture. L’objectif est de le réduire au maximum : s’il est faible, cela signifie que le délai de paiement est court, ce qui est bénéfique pour l’entreprise. Il existe deux méthodes de calcul :
   – méthode comptable : sur une période donnée, réaliser le rapport entre les créances et le chiffre d’affaires, soit créances (TTC) x Nombre de jours / CA (TTC)
   – méthode par épuisement des capitaux (ou count back) : soustraire, chaque mois, l’encours de créances clients aux CA TTC jusqu’à épuisement puis additionner le nombre de jours des mois correspondants
6. E-reporting
   L’e-reporting (ou real-time reporting) est une extraction de l’ensemble des données des factures permettant à l’administration d’automatiser les contrôles et ainsi lutter contre la fraude à la TVA. Selon les pays, les reporting sont transmis quotidiennement, mensuellement ou trimestriellement. Techniquement, l’Etat impose aux assujettis de transmettre les données des factures échangées avec son écosystème (clients et fournisseurs) sur un serveur central, géré par une administration fiscale.
7. GS1
   Anciennement connu sous le nom GENCOD jusqu’en 2005, GS1 est une organisation mondiale, spécialisée dans la normalisation des méthodes de codage utilisées dans le domaine de la chaîne logistique. La méthode la plus connue est le code-barre EAN. EDT est notamment adhérent à GS1 France depuis 1993 et à GS1 UK depuis 2016.
8. FNFE (Forum national de la facture électronique)
   Fondé en Janvier 2012, le FNFE est un organisme du ministère de l’Economie, de l’Industrie et du Numérique. Sa mission est d’assurer la concertation entre les acteurs publics et privés français sur le sujet du déploiement de la facture électronique et des marchés publics électroniques sur le territoire national. EDT est adhérent depuis 2017.
9. Workflow
   Un workflow représente sous forme de flux les différentes actions à réaliser pour accomplir un projet plus large. Par exemple un workflow d’approbation permet d’automatiser un processus, comme l’envoi d’un e-mail à un fournisseur suite à un changement de statut de traitement de sa facture.
10. OCR (Optical Character Recognition)
    L’OCR est une technique permettant à une application de lire et de stocker automatiquement du texte dactylographié, imprimé ou manuscrit. Cette technique est notamment utilisée pour dématérialiser des documents papiers, comme des factures.